Automatisiere,
was geht

Workflows sind wie die Roboter in einer Fabrik, nur dass sie Prozesse in einer Organisation automatisieren. Sie sorgen dafür, dass Informationen und Dokumente effizient und fehlerfrei durch verschiedene Schritte innerhalb eines Unternehmens geleitet werden. Was machen Workflows?

‍

• Prozesse automatisieren: Workflows übernehmen wiederkehrende Aufgaben und machen manuelle Eingriffe überflüssig.
• Abläufe steuern: Sie regeln den Fluss von Informationen und Dokumenten zwischen Abteilungen oder Personen.
• Effizienz steigern: Workflows sparen Zeit, reduzieren Fehler und machen Prozesse nachvollziehbarer.

‍

Beispiele für Workflows in Organisationen:

‍

1. Rechnungseingang:Eine eingehende Rechnung wird automatisch analysiert, vorkontiert und zur Freigabe an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet.
2. Rechnungsversand:Rechnungen werden automatisiert an Empfänger verschickt, entweder digital oder postalisch, basierend auf deren Präferenzen.
3. Dokumentenmanagement:Verwaltungsprozesse können schrittweise automatisiert werden, wie z. B. die Bearbeitung, Freigabe und Archivierung von Dokumenten.

‍

Was bildet ein Workflow ab?Ein Workflow stellt den Informations- und Dokumentenfluss innerhalb einer Organisation dar. Er definiert klare Schritte, z. B.:

‍

• Wer muss was tun?
• Wann soll es passieren?
• Wie geht es nach einem Schritt weiter?

‍

Vorteile von Workflows:

‍

• Zeitersparnis: Routineaufgaben werden automatisch erledigt.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse sind präziser und vermeiden menschliche Fehler.
• Transparenz: Der Fortschritt eines Prozesses ist jederzeit nachvollziehbar.
• Skalierbarkeit: Organisationen können nach und nach immer mehr Prozesse automatisieren.

‍

Mit Workflows in nolas workspace kannst du deine Prozesse digitalisieren und automatisieren, sodass deine Organisation effizienter, strukturierter und zukunftssicher wird.

Ein Trigger ist die Definition von Eigenschaften eines Dokuments, die genutzt werden, um einen Workflow zu starten. Der Trigger identifiziert spezifische Dokumente aus der Gesamtheit aller eingehenden Dokumente, um für diese eine bestimmte Verarbeitung auszulösen. Welche Eigenschaften können als Trigger dienen?Ein Trigger basiert auf verschiedenen Merkmalen eines Dokuments, z. B.:

‍

• Eingangskanal: Über welchen Kanal wurde das Dokument übermittelt (z. B. Post, E-Mail, Upload)?
• Dokumentenformat: Ist das Dokument ein PDF, XML oder ein anderes Format?
• Dokumentenart: Handelt es sich um eine Rechnung, ein Angebot, einen Vertrag oder eine andere Klasse?
• Inhalt: Welche Informationen enthält das Dokument (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Datum)?
• Empfänger: Wer soll das Dokument erhalten?
• Absender: Von wem stammt das Dokument?

‍

Wie funktioniert ein Trigger?Ein Trigger analysiert die Eigenschaften eines Dokuments und bildet daraus eine Teilmenge von Dokumenten, für die ein Workflow definiert wird. Beispiel:

‍

• Eine Rechnung wird anhand bestimmter Merkmale wie „Dokumentenart = Rechnung“ und „Eingangskanal = E-Mail“ erkannt.
• Basierend auf diesem Trigger startet ein Workflow, der z. B. folgende Schritte umfasst:Automatische Vorkontierung der Rechnung. Weiterleitung an die zuständige Buchhaltungsabteilung. Freigabeprozess durch autorisierte Personen.

‍

Warum sind Trigger wichtig?

‍

• Automatisierung: Sie ermöglichen die automatische Erkennung und Verarbeitung von Dokumenten.
• Effizienz: Nur die relevanten Dokumente werden einem Workflow zugeordnet.
• Flexibilität: Für jede Dokumentenklasse können individuelle Workflows definiert werden.

Mit nolas workspace kannst du Prozesse automatisieren, indem du Workflows erstellst und definierst, was mit Dokumenten in bestimmten Situationen passieren soll. Dadurch kannst du Arbeitsabläufe effizienter gestalten und manuelle Schritte minimieren. Wie funktioniert die Prozessautomatisierung?

‍

1. Workflows einrichten:Du kannst Workflows erstellen, die aus verschiedenen Schritten bestehen. Jeder Schritt definiert, was mit einem Dokument passieren soll. Beispiel: Ein Workflow kann festlegen, dass ein Dokument automatisch versandt wird, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.
2. Versandautomatisierung:Beim Versand von Dokumenten wird automatisch überprüft, welche Empfängerpräferenzen im Adressbuch hinterlegt sind. Das Dokument wird dann entsprechend den Wünschen des Empfängers zugestellt, z. B. digital, postalisch oder über ein anderes Netzwerk.
3. Produktionsanweisungen: Du kannst festlegen, wie Dokumente produziert werden sollen, z. B.:Soll das Dokument in Farbe oder schwarz-weiß gedruckt werden? Soll eine digitale Unterschrift automatisch eingefügt werden? Diese Anweisungen werden bei der Erstellung und dem Versand des Dokuments berücksichtigt.
4. Zeitgesteuerte Aktionen: Dokumente können so eingerichtet werden, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch versendet werden, z. B.:Nach einer festgelegten Wartezeit. Falls ein digitales Dokument nicht abgerufen wurde, kann der Workflow den postalischen Versand einleiten.

‍

Vorteile der Automatisierung mit nolas workspace:

‍

• Zeitersparnis: Wiederkehrende Prozesse laufen automatisch ab, ohne manuelle Eingriffe.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Abläufe minimieren menschliche Fehler.
• Flexibilität: Prozesse können individuell an die Anforderungen deiner Organisation angepasst werden.
• Effizienz: Dokumente werden automatisch entsprechend der Empfängerpräferenzen verarbeitet und versandt.

‍

Beispiele für Automatisierungsanwendungen:

‍

• Rechnungsversand: Automatischer Versand von Rechnungen über bevorzugte Kanäle (digital oder postalisch).
• Dokumentenproduktion: Automatische Anpassung des Druckformats (Farbe, schwarz-weiß) oder Hinzufügen von Unterschriften.
• Zeitgesteuerter Versand: Automatischer Postversand, falls ein Dokument digital nicht abgerufen wurde.

‍

Mit nolas workspace hast du zahlreiche Möglichkeiten, um Prozesse in deiner Organisation effizient, flexibel und individuell zu automatisieren.

Einen Workflow richtest du in nolas workspace ein, indem du die betroffenen Dokumente definierst und die einzelnen Schritte des Prozesses festlegst. So kannst du den Informations- und Dokumentenfluss in deinem Unternehmen abbilden, Prozesse steuern und automatisieren. Beispiel zur Einrichtung eines Workflows:

‍

1. Trigger definieren:Beginne mit der Definition eines Triggers, der festlegt, welche Dokumente vom Workflow betroffen sind.  Beispiele für Trigger:Dokumentenart: Rechnung, Vertrag, Angebot. Dokumentenmerkmale: Rechnungsbetrag, Empfänger, Absender. Eingangskanal: Post, E-Mail, Upload.
2. Workflow-Schritte einrichten:Lege die einzelnen Schritte des Workflows fest.  Für jeden Schritt kannst du definieren:Beteiligte Personen: Wer ist für die Bearbeitung oder Freigabe zuständig? Aufgaben: Welche Aufgaben sollen in diesem Schritt erfüllt werden?
3. Bedingungen hinterlegen:Du kannst Bedingungen einfügen, um den Workflow dynamisch zu gestalten.  Beispiel:Wenn der Rechnungsbetrag größer als 1.000 € ist, leite die Rechnung an die Geschäftsführung zur Freigabe weiter. Wenn der Betrag unter 1.000 € liegt, leite sie direkt an die Buchhaltung.
4. Weitere Schritte hinzufügen:Füge nach den Bedingungen weitere Schritte hinzu, in denen du erneut Personen oder Systeme definierst, die bestimmte Aktionen ausführen sollen.  Beispiele für Aktionen:Weiterleitung des Dokuments an die nächste Abteilung. Automatische Archivierung nach Abschluss des Prozesses.
5. Dokumenten- und Informationsflüsse abbilden:Der Workflow sorgt dafür, dass Dokumente und Informationen innerhalb des Unternehmens effizient und nachvollziehbar fließen. Unterschiedliche Dokumentenklassen (z. B. Rechnungen, Verträge, Angebote) können jeweils eigene Workflows erhalten.

‍

Vorteile von Workflows in nolas workspace:

‍

• Automatisierung: Routineaufgaben werden automatisch erledigt, wodurch du Zeit sparst.
• Flexibilität: Workflows können individuell an die Anforderungen deines Unternehmens angepasst werden.
• Effizienz: Prozesse werden übersichtlicher und lassen sich besser steuern.
• Transparenz: Jeder Schritt im Workflow ist nachvollziehbar und dokumentiert.

‍

Mit den Workflows in nolas workspace kannst du deine Prozesse optimieren, dynamisch gestalten und an die spezifischen Bedürfnisse deiner Organisation anpassen.

Ja, nolas workspace ist so flexibel gestaltet, dass du es für alle Arten von Dokumenten verwenden kannst. Welche Dokumententypen können verarbeitet werden?

‍

• Das System unterstützt alle gängigen Dokumentenarten, wie z. B.:Rechnungen Verträge Bestellungen Lohnabrechnungen Mitteilungen
• Es können auch neue Dokumentenklassen erstellt werden, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.

‍

Wie funktioniert die Anpassung an unterschiedliche Dokumente?

‍

1. Workflows für verschiedene Dokumententypen:Für jeden Dokumententyp kannst du individuelle Workflows erstellen, die den Umgang mit diesen Dokumenten automatisieren. Beispiel: Eine Rechnung kann automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet werden, während Verträge an die Rechtsabteilung gehen.
2. Erstellung von Dokumentenklassen:Du kannst eigene Dokumentenklassen definieren, die auf spezifische Merkmale oder Inhalte basieren. Beispiel: Eine Dokumentenklasse „Energieabrechnung“ könnte automatisch Zählernummern und Beträge extrahieren.
3. Automatisierung:Basierend auf den definierten Dokumentenklassen können Workflows ausgelöst werden, die die Verarbeitung vollständig automatisieren.

‍

Vorteile der Flexibilität von nolas workspace:

‍

• Anpassungsfähigkeit: Das System lässt sich an die besonderen Bedürfnisse von einzelnen Anwendern oder Organisationen anpassen.
• Effizienz: Unterschiedliche Dokumentenarten werden durch spezifische Workflows effizient verarbeitet.
• Skalierbarkeit: Neue Dokumentenklassen können jederzeit hinzugefügt und angepasst werden, um sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

‍

Mit nolas workspace kannst du alle Arten von Dokumenten verarbeiten und individuell angepasste Workflows erstellen, um deine Prozesse effizient und automatisiert zu gestalten.

Workflows und Automatisierung haben tiefgreifende Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Prozesse in Organisationen ausgeführt werden. Sie machen Arbeitsabläufe effizienter und reduzieren den Bedarf an manuellen Eingriffen. Positive Auswirkungen von Workflows:

‍

1. Steigerung der Effizienz:Prozesse können mit weniger Zeit und weniger Personal ausgeführt werden. Wiederkehrende Aufgaben, die früher viel manuelle Arbeit erfordert haben, werden durch Automatisierung schnell und präzise erledigt.
2. Reduzierung von Fehlern:Automatisierte Workflows minimieren menschliche Fehler, da klare Regeln und Bedingungen festgelegt werden.
3. Freisetzung von Ressourcen:Mitarbeitende werden von repetitiven Aufgaben entlastet und können sich auf Tätigkeiten konzentrieren, die kreatives Denken, Problemlösungen oder zwischenmenschliche Kommunikation erfordern. Beispiel: Wie Roboter in der Automobilindustrie viele manuelle Handgriffe übernommen haben, können Workflows in Unternehmen Routineprozesse automatisieren.

‍

Machen Workflows menschliche Arbeit überflüssig?Nein, die Automatisierung durch Workflows bedeutet nicht, dass menschliche Arbeit überflüssig wird. Stattdessen wird der Fokus der Arbeit verschoben:

‍

• Wegfall von Routinetätigkeiten: Repetitive Aufgaben werden automatisiert, sodass weniger manuelle Eingriffe nötig sind.
• Fokus auf Kreativität und Innovation: Menschen können sich stärker auf kreative Aufgaben, die Entwicklung neuer Produkte oder den persönlichen Austausch mit Kunden und Kollegen konzentrieren.

‍

Zusammenfassung der Auswirkungen von Workflows:

‍

• Zeitersparnis: Schnellere und effizientere Prozesse.
• Weniger manuelle Arbeit: Routineaufgaben werden durch Automatisierung übernommen.
• Bessere Fehlervermeidung: Klare Regeln in Workflows sorgen für präzise Ergebnisse.
• Neuer Fokus für Mitarbeitende: Menschen können sich auf kreative, strategische und kommunikative Aufgaben konzentrieren.

‍

Mit Workflows in nolas workspace profitierst du von einer effizienteren Prozessgestaltung und schaffst gleichzeitig Freiraum für die Aufgaben, die den Unterschied machen – durch Menschen und ihre Kreativität.