Eingangspost
digital managen

nolas workspace bietet flexible Lösungen, um den Posteingang zu digitalisieren und effizient in den Unternehmensworkflow zu integrieren. Es stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, wie physische Dokumente gescannt und in digitale Daten umgewandelt werden können:

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1. Digitalisierungsservice von nolas workspace nolas workspace übernimmt den gesamten Prozess der Digitalisierung für den Kunden.

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• Wie funktioniert es?Die Postsendungen des Kunden werden per Nachsendeantrag oder über ein Postfach direkt zu uns umgeleitet.
• Wir holen die Dokumente ab, scannen sie und digitalisieren sie mit modernster Technologie.
• Die digitalisierten Daten werden dann automatisch in den digitalen Workflow des Unternehmens eingebunden.

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2. Plug-and-Play-Lösung zur Digitalisierung vor Ort Kunden, die ihre Posteingangsdigitalisierung selbst übernehmen möchten, können eine Plug-and-Play-Lösung nutzen.

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• Wie funktioniert es?nolas workspace stellt ein vollständiges Set bereit, mit dem Briefe direkt im Unternehmen geöffnet, gescannt und digitalisiert werden können.
• Die einfache Handhabung ermöglicht eine schnelle Integration in die bestehenden Prozesse.

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Nach der Digitalisierung: Automatisierte Weiterleitung mit KI Unabhängig von der gewählten Methode werden die digitalisierten Daten durch künstliche Intelligenz (KI) ausgewertet.

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• Die KI erkennt Inhalte und Schlüsselbegriffe und leitet die Dokumente automatisch nach vordefinierten Regeln oder Workflows an die richtigen Bearbeitungsplätze weiter.
• Dies sorgt für eine fehlerfreie und effiziente Verarbeitung der Posteingänge.

Ja, mit nolas workspace kannst du deine Dokumente problemlos selbst scannen und digitalisieren. Wie funktioniert das? nolas workspace bietet dir eine Plug-and-Play-Lösung, mit der du deine Dokumente direkt in deinen Geschäftsräumen scannen kannst:

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1. Du erhältst ein komplettes Set an Geräten und Tools, das speziell für das Öffnen, Scannen und Digitalisieren von Briefen und Dokumenten entwickelt wurde.
2. Die eingescannten Dokumente werden direkt in nolas workspace hochgeladen und automatisch weiterverarbeitet.

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Vorteile des eigenen Scannens:

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• Flexibilität: Du behältst die Kontrolle über den gesamten Digitalisierungsprozess in deinem Unternehmen.
• Schnelligkeit: Dokumente können direkt nach Eingang gescannt und verarbeitet werden.
• Kostenersparnis: Die Plug-and-Play-Lösung ermöglicht eine einfache Integration, ohne dass hohe Investitionen nötig sind.

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Mit dieser Lösung kannst du deine Posteingangsprozesse effizient und individuell gestalten

nolas workspace kann nahezu alle postalischen Sendungen, die Dokumente enthalten, digitalisieren. So wird Ihr Posteingang effizient und übersichtlich in digitale Workflows integriert. Folgende Sendungen können verarbeitet werden:

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• Briefe und Schriftstücke, die in Standardformaten wie DIN A4 oder kleiner vorliegen.
• Alle gängigen Geschäftsdokumente, wie Rechnungen, Verträge oder Mitteilungen.

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Sendungen, die nicht verarbeitet werden können:

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• Sendungen mit physischen Beilagen, wie Schlüssel, Karten oder andere Gegenstände.
• Werbesendungen, sofern diese nicht explizit zur Verarbeitung freigegeben sind.
• Vertrauliche Dokumente mit dem Vermerk „Nicht öffnen“, es sei denn, Sie haben uns ausdrücklich autorisiert.
• Päckchen und Pakete, die physische Inhalte enthalten.
• Einschreiben mit Rückschein, da der Rückschein physisch zurückgesandt werden muss.
• Postzustellungsaufträge, da diese rechtssicher und persönlich zugestellt werden müssen.
• Dokumente in Formaten größer als DIN A4, die sich nicht für das Scannen eignen.

Die Zustellung der Dokumente an die entsprechenden Bearbeitungsplätze erfolgt automatisiert mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI). Wie funktioniert das? Analyse durch KI: Nach dem Eingang werden deine Dokumente von der KI analysiert. Dabei berücksichtigt das System verschiedene Informationen:

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• Eingangskanal (z. B. Post, E-Mail, Upload)
• Empfängerangaben
• Absenderangaben
• Inhalt und Schlüsselwörter

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Routing durch Workflows: Die KI leitet die Dokumente basierend auf den definierten Workflows und Regeln automatisch an die zuständigen Bearbeitungsplätze oder Abteilungen weiter. Flexibles Regelwerk: Du kannst die Workflows individuell anpassen, z. B. nach:

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• Abteilungen
• Projekten
• Spezifischen Anforderungen

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Vorteile des automatisierten Routings:

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• Zeitersparnis: Die manuelle Verteilung der Dokumente entfällt.
• Effizienz: Dokumente gelangen direkt und ohne Verzögerung an die richtigen Stellen.
• Fehlerreduktion: Die KI sorgt für eine präzise Weiterleitung anhand der vordefinierten Kriterien.

Ja, mit nolas workspace kannst du das Erkennungssystem individuell auf deine Anforderungen anpassen und „trainieren“. Wie funktioniert das Training?

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1. Anlegen individueller Klassen:  Du kannst spezifische Klassen definieren, z. B. für Dokumenttypen wie Rechnungen, Bestellungen oder Verträge. Die KI lernt, diese Klassen automatisch zu erkennen und richtig zuzuordnen.
2. Angabe zu entnehmender Inhalte:  Du kannst festlegen, welche Schlüsselwerte oder Inhalte wie Kundennummern, Rechnungsnummern, Datumsangaben oder Beträge von der KI erkannt und extrahiert werden sollen.
3. Laufende Optimierung:  Mit der Nutzung und Anpassung wird die Erkennungsgenauigkeit der KI immer präziser und passt sich deinen Anforderungen perfekt an.

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Vorteile des Trainings:

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• Maximale Anpassung: Die Erkennung wird exakt auf deine spezifischen Anforderungen abgestimmt.
• Automatisierung: Wiederkehrende Inhalte werden schneller und sicherer erkannt und verarbeitet.
• Effizienzsteigerung: Dein manueller Aufwand bei der Dokumentenprüfung und -bearbeitung wird erheblich reduziert.

Ja, mit nolas workspace kannst du für deine Dokumente individuelle Workflows anlegen und an deine spezifischen Anforderungen anpassen. Wie funktioniert das?

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• Individuelle Regeln: Du kannst festlegen, wie eingehende Dokumente basierend auf Eingangskanälen, Empfängerangaben, Absenderangaben oder Inhalten verarbeitet werden sollen.
• Flexible Workflows: Für unterschiedliche Dokumenttypen, wie Rechnungen, Bestellungen oder Verträge, lassen sich spezielle Abläufe definieren, um eine passgenaue Weiterleitung sicherzustellen.
• Anpassbarkeit: Passe Workflows individuell an Abteilungen, Projekte oder spezifische Geschäftsprozesse an.

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Beispiele für individuelle Workflows:

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• Rechnungen können direkt zur Buchhaltung weitergeleitet werden, wo sie automatisch geprüft und freigegeben werden.
• Verträge können an die zuständigen Rechts- oder Verwaltungsabteilungen geschickt werden.
• Projektbezogene Dokumente können anhand von Schlüsselwörtern oder Tags an die jeweiligen Teams verteilt werden.

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Vorteile der individuellen Workflows:

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• Zeitersparnis: Dokumente gelangen direkt an die richtigen Stellen, ohne manuelle Verteilung.
• Effizienz: Automatisierte Prozesse sorgen für eine reibungslose Weiterleitung.
• Fehlerreduktion: Die Workflows minimieren die Gefahr, dass wichtige Dokumente falsch oder verspätet weitergeleitet werden.

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