Lohnabrechn­ungen digital managen

Mit nolas workspace kannst du Lohnabrechnungen einfach und automatisiert an deine Mitarbeitenden versenden. Wie funktioniert der Versand?

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1. Erstellung der Lohnabrechnungen:  Die Lohnabrechnungen werden wie gewohnt in deinem Abrechnungssystem erstellt. Die Daten (meist als PDF) können anschließend an nolas workspace übertragen werden.
2. Übertragung der Daten:  Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Abrechnungsdaten zu nolas workspace zu übertragen:Über eine SFTP-Verbindung Per Web-Upload Über einen virtuellen Druckertreiber
3. Einladung der Mitarbeitenden:Die Daten enthalten einen QR-Code, mit dem Mitarbeitende eingeladen werden, sich im nolas Netzwerk einen privaten Account zu registrieren und zu authentifizieren. Nach der Registrierung können die Dokumente sicher und personalisiert über nolas workspace zugestellt werden.
4. Automatische Aufteilung der Dokumente:Falls ein Dokument mehrere Seiten mit unterschiedlichen Empfängern enthält, kann nolas workspace das Dokument automatisch aufteilen, sodass jede Person nur ihre eigene Lohnabrechnung erhält.

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Vorteile des Lohnabrechnungsversands mit nolas workspace:

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• Sicherer Dokumentenaustausch: Die Zustellung erfolgt nur an authentifizierte Mitarbeitende.
• Automatisierung: Die Datenübertragung und Verteilung erfolgen vollständig automatisiert.
• Effizienz: Auch Sammeldokumente mit mehreren Empfängern können automatisch aufgeteilt werden.
• Flexibilität: Verschiedene Übertragungswege (SFTP, Web-Upload, virtueller Druckertreiber) stehen zur Verfügung.

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Mit nolas workspace kannst du die Lohnabrechnung schnell, sicher und effizient an deine Mitarbeitenden verteilen und den gesamten Prozess deutlich vereinfachen.

Die Lohnabrechnungen werden an die Mitarbeitenden genau so zugestellt, wie sie es in ihrem digitalen Briefkasten in nolas workspace festgelegt haben. Welche Zustelloptionen gibt es?

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1. Digitaler Empfang:  Mitarbeitende, die sich für den digitalen Empfang registriert haben, erhalten ihre Lohnabrechnung direkt und sicher in ihrem digitalen Briefkasten. Wird das Dokument digital nicht abgerufen, besteht die Möglichkeit, es nach einem bestimmten Zeitraum automatisch postalisch zu versenden.

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Zusätzlich kannst du die Zeitspanne bis zum postalischen Versand individuell festlegen, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente rechtzeitig zugestellt werden. Der Versand erfolgt dann über die integrierten Versandoptionen von nolas workspace, sodass keine zusätzlichen manuellen Schritte erforderlich sind.

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1. Postalischer Empfang:  Mitarbeitende, die keine digitalen Geräte nutzen oder die Lohnabrechnung lieber in Papierform erhalten möchten, können diese weiterhin per Post zugestellt bekommen.

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Warum ist diese Flexibilität wichtig?

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• Individuelle Präferenzen: Jeder Mitarbeitende bekommt die Lohnabrechnung so, wie es für ihn oder sie am bequemsten ist.
• Barrierefreiheit: Für ungeübte Nutzer digitaler Geräte bleibt der postalische Empfang eine verlässliche Option.

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Mit nolas workspace wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden ihre Lohnabrechnung auf die von ihnen gewünschte Weise erhalten – digital oder postalisch – und somit alle individuellen Bedürfnisse berücksichtigt werden.

Der digitale Briefkasten in nolas workspace funktioniert ähnlich wie ein analoger Briefkasten, bietet jedoch viele zusätzliche Funktionen und Vorteile.Wie funktioniert der digitale Briefkasten?

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• Dokumenteneingang: Dokumente können auf verschiedene Weise in den digitalen Briefkasten gelangen:Digitalisierte Postsendungen: Briefe werden eingescannt und digitalisiert. E-Mail-Integration: Eingehende E-Mails mit Anhängen können direkt eingebunden werden.
• Automatische Verarbeitung: Alle eingehenden Dokumente werden mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) analysiert.Dokumente werden in virtuellen Ordnern organisiert und übersichtlich abgelegt. Wichtige Daten wie Kündigungsfristen, Zählernummern oder Vertragsdetails werden automatisch extrahiert und strukturiert angezeigt.
• Intelligentes Sekretariat: Der digitale Briefkasten agiert wie ein automatisches Sekretariat, das dir hilft, den Überblick über deine Dokumente zu behalten und wichtige Informationen schnell verfügbar zu machen.

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Welche Dokumente können empfangen werden?

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• Lohnabrechnungen: Über den digitalen Briefkasten kannst du auch Lohnabrechnungen sicher empfangen.
• Vertragsdokumente, Rechnungen, Mitteilungen: Alle Arten von Dokumenten können analysiert, organisiert und gespeichert werden.

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Vorteile des digitalen Briefkastens:

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• Intelligente Organisation: Dokumente werden automatisch sortiert und strukturiert angezeigt.
• Zeitersparnis: Wichtige Informationen wie Fristen oder Zählernummern stehen dir sofort zur Verfügung.
• Kostenfrei: Der digitale Briefkasten steht dir als Privatperson kostenfrei zur Verfügung.
• Zentrale Ablage: Alle Dokumente – egal ob digital oder aus der Post digitalisiert – befinden sich an einem Ort.

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Mit dem digitalen Briefkasten von nolas workspace erhalten Mitarbeitende eine intelligente, digitale Lösung zur Verwaltung ihrer Dokumente – bequem, sicher und kostenlos.

Deine Mitarbeitenden können sich ganz einfach einen persönlichen digitalen Briefkasten in nolas workspace einrichten. Der Prozess ist intuitiv und stellt sicher, dass alle Beteiligten sicher registriert und authentifiziert sind. So funktioniert es:

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1. Einladung durch dich oder dein Unternehmen:Deine Mitarbeitenden werden entweder per postalischer Einladung oder per E-Mail eingeladen.  Postalische Einladung:Die Mitarbeitenden erhalten einen Brief mit einem QR-Code. Durch das Scannen des QR-Codes können sie sich im Netzwerk von nolas workspace registrieren und authentifizieren.  E-Mail-Einladung:In der E-Mail befindet sich ein Link, der sie direkt zur Registrierung führt.
2. Registrierung und Authentifizierung:Die Mitarbeitenden folgen dem Link oder QR-Code, um ihren privaten digitalen Briefkasten einzurichten. Während der Registrierung erfolgt eine Authentifizierung, z. B. über eine zweifache Verifizierung oder die Nutzung des Personalausweises.
3. Digitaler Briefkasten aktivieren:Nach erfolgreicher Registrierung können die Mitarbeitenden ihren Briefkasten sofort nutzen, um Dokumente wie Lohnabrechnungen oder andere Informationen sicher zu empfangen.

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Welche Vorteile haben Mitarbeitende durch den digitalen Briefkasten?

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• Sicherer Empfang: Alle Dokumente werden über das geschützte Netzwerk zugestellt.
• Einfacher Zugriff: Mitarbeitende können ihre Lohnabrechnungen und andere wichtige Dokumente direkt über den Briefkasten einsehen.
• Automatische Organisation: Dokumente werden mithilfe von KI analysiert, sortiert und in virtuellen Ordnern abgelegt.
• Flexibilität: Neben digital zugestellten Dokumenten können auch postalische Sendungen digitalisiert und über den Briefkasten bereitgestellt werden.
• Zentrale Verwaltung: E-Mails und Postsendungen können in einem System zusammengeführt werden.

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Zusätzliche Informationen:

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• Falls Mitarbeitende ein Dokument nicht digital abrufen, besteht die Möglichkeit, dass es nach einer festgelegten Frist automatisch postalisch versandt wird.
• Der digitale Briefkasten ist auch für ungeübte Nutzer geeignet, da die Bedienung intuitiv ist und persönliche Präferenzen (z. B. digitaler oder postalischer Empfang) berücksichtigt werden.

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Mit nolas workspace können deine Mitarbeitenden einen digitalen Briefkasten einrichten, der ihnen eine moderne, sichere und effiziente Lösung für den Dokumentenempfang bietet.

Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, bleiben ihre Daten und Dokumente sicher in ihrem persönlichen digitalen Briefkasten erhalten, da dieser unabhängig von der Firmen-E-Mail-Adresse eingerichtet wird. Wie wird der digitale Briefkasten registriert?

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• Der digitale Briefkasten wird auf Basis der privaten E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden registriert, nicht über eine Firmen-E-Mail-Adresse.
• Dadurch ist der Briefkasten persönlich und nicht an das Unternehmen gebunden.

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Was passiert bei einem Unternehmenswechsel?

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• Da der Briefkasten privat bleibt, können die Mitarbeitenden ihre Lohnabrechnungen und andere Dokumente weiterhin nutzen, auch wenn sie das Unternehmen verlassen.
• Es bleiben keine sensiblen Daten wie Lohnabrechnungen oder andere Unterlagen in den Firmen-E-Mail-Postfächern zurück.

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Vorteile dieses Ansatzes:

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• Datensicherheit: Dokumente sind ausschließlich privat und bleiben nicht im Zugriff des Unternehmens, wenn Mitarbeitende ausscheiden.
• Kontinuität: Mitarbeitende behalten weiterhin Zugriff auf ihre Dokumente, ohne dass neue Konten eingerichtet werden müssen.
• Schutz vor Datenverlust: Alle Lohnabrechnungen und relevanten Unterlagen bleiben sicher und übersichtlich im digitalen Briefkasten gespeichert.

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Mit nolas workspace wird sichergestellt, dass die Dokumente der Mitarbeitenden auch beim Verlassen des Unternehmens weiterhin verfügbar und geschützt bleiben – ganz unabhängig vom Unternehmenszugang.

Mit nolas workspace kannst du den gesamten Versandprozess deiner Dokumente automatisieren und an die individuellen Bedürfnisse deiner Empfänger anpassen. Wie funktioniert die Automatisierung?

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1. Erstellung der Daten:Die Dokumente werden wie gewohnt in deinem Quellsystem erstellt (z. B. Lohnabrechnungen, Rechnungen, Verträge).
2. Übertragung zu nolas workspace: Die Daten werden anschließend an nolas workspace übertragen. Dafür stehen dir drei Möglichkeiten zur Verfügung:SFTP-Verbindung Web-Upload Virtueller Druckertreiber
3. Automatisierte Workflows:In nolas workspace können Workflows eingerichtet werden, die den Versandprozess vollständig automatisieren.  Das System prüft für jeden Empfänger im Adressbuch, welcher Versandkanal bevorzugt wird, und stellt die Dokumente entsprechend zu:Digital: Über das nolas Netzwerk. Postalisch: Klassischer Briefversand. Andere Netzwerke: Auch externe Netzwerke können genutzt werden (z. B. Peppol, beA).
4. Zeitversetzter Versand:Falls ein digital zugestelltes Dokument nicht abgerufen wird, kannst du einstellen, dass es nach einem festgelegten Zeitraum automatisch postalisch versandt wird.

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Vorteile der Automatisierung mit nolas workspace:

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• Effizienz: Der gesamte Versandprozess wird ohne manuellen Aufwand abgewickelt.
• Flexibilität: Empfänger können ihre bevorzugten Versandkanäle (digital oder postalisch) selbst festlegen.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Workflows minimieren menschliche Fehler.
• Zeitersparnis: Zeitversetzte Prozesse wie postalischer Versand bei nicht abgerufenen digitalen Dokumenten laufen vollständig im Hintergrund.

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Mit nolas workspace kannst du den Versand von Dokumenten zuverlässig, flexibel und automatisiert gestalten – unabhängig von den bevorzugten Kanälen deiner Empfänger.